• Come funziona

Come funziona

Le informazioni riportate nella presente pagine sono da applicarsi esclusivamente ai servizi soggetti a prenotazione attualmente disponibili: WebMeetings e Vconf (AudioConf e BluMeet sono in corso di sviluppo, OpenMeet e eduMeet sono servizi ad accesso libero non soggetti a prenotazione).

Accesso IDEM

Il servizio GARR Meet è una risorsa accessibile con le credenziali IDEM, pertanto non è necessario registrarsi per poter usufruire del servizio ma è sufficiente accedere direttamente utilizzando il proprio account istituzionale selezionando il nome dell’ente durante la procedura di login. A questa pagina si può verificare l’adesione della propria organizzazione a IDEM.

Disponibilità dell’aula

Effettuata la prenotazione, verrà generato (se non indicato manualmente) l’indirizzo di accesso all’aula che sarà effettivamente disponibile all’orario esatto di inzio indicato in fase di prenotazione; allo scadere della prenotazione la sessione sarà terminata automaticamente senza preavviso.

Modalità aula virtuale

È possibile prenotare un’aula virtuale scegliendo tra due modalità Videconferenza e Webinar. Tale modalità si riferisce alla diversa composizione e ottimizzazione dell’aula virtuale rispettivamente se si tratta di un meeting di tipo tavola rotonda in cui tutti gli utenti hanno facoltà di intervenire attivamente in audio e video, o di tipo webinar in cui il partecipante semplice entra in modalità solo ascolto, e per intervenire dovrà alzare la mano.

Per maggiori informazioni sulle modalità di aula virtuale WebMeetings consultare guida.

Per maggiori informazioni sulle modalità di aula virtuale Vconf consultare guida.

Utente ospitante (moderatore) e partecipante

L’utente che ha effettuato la prenotazione sarà l’utente titolare dell’aula per la durata del meeting prenotato.

Nel caso di WebMeetings, l’utente titolare ha anche la possibilità di nominare preventivamente un seconda persona ospitante attraverso l’apposita sezione nella pagina di dettaglio della prenotazione. Ulteriori utenti ospitanti possono essere nominati direttante dall’interno dell’aula virtuale durante il meeting.

I partecipanti possono essere sia utenti registrati che utenti guest (utenti non regisrati).

Per ulteriori informazioni sui ruoli utente fare riferimento ai paragrafi specifici per ciascuna piattaforma.

Apertura dell’aula

Non appena la stanza virtuale è resa disponibile, l’utente ospitante riceverà un’e-mail di notifica e potrà accedervi. I partecipanti potranno accedervi secondo la modalità selezionata.

Cancellazione della prenotazione

La prenotazione può essere annullata prima dell’apertura dell’aula.

Estensione live della prenotazione

Previa disponibilità dell’aula virtuale, durante un meeting in corso la prenotazione può essere estesa in tempo reale a scaglioni di 30 minuti, e prima della chiusura dell’aula. L’estensione della prenotazione può avvenire dal menù Gestisci nella pagina di dettaglio della prenotazione dalla propria area personale.

Videoregistrazione e live streaming della sessione

I servizi WebMeetings e Vconf offrono la possibilità di videoregistrare la sessione secondo le relative modalità descritte nelle apposite sezioni.

Vconf inoltre, offre la possibilità di trasmettere la sessione in live streaming attraverso il servizio GARR.tv.

Per maggiori informazioni sulla gestione registrazioni di WebMeetings consultare Gestione registrazioni

Per maggiori informazioni sulla gestione registrazioni e live streaming di Vconf consultare Gestione registrazioni e live streaming.

Le registrazioni saranno mantenute per un massimo di 28 giorni, dopodiché saranno cancellate definitivamente senza possibilità di recupero.

Chiusura anticipata dell’aula

Nel caso il meeting fosse terminato prima dell’orario programmato, è possibile chiudere anticipatamente l’aula virtuale dal menu Gestisci della pagina di dettaglio della prenotazione o semplicemente uscendo dall’aula.

Connessione telefonica

Alcuni servizi disponibili su GARR Meet consentono di partecipare ad un meeting anche in solo audio attraverso una telefonata. Questa possibilità è offerta su richiesta per il servizio WebMeetings e automaticamente in maniera predefinita per il servizio Vconf e AudioConf.

Per il servizio WebMeetings, in fase di prenotazione (nel tab Configurazione Avanzata) è possibile richiedere una numerazione telefonica da associare all’aula virtuale al fine di consentire la partecipazione al meeting di persone che non dispongono di altri mezzi (PC o app mobile). Confermata la richiesta di connessione telefonica verrà generato automaticamente un numero telefonico (e quindi una SIP conference room) che risulterà attivo solo nel periodo di tempo indicato in prenotazione. L’accesso sarà protetto da un PIN segreto fornito con il numero telefonico.

Per ulteriori informazioni su come gestire una connessione telefonica in aula virtuale accedere alla relativa guida.

Si consiglia di utilizzare la connessione telefonica solo se non si dispone di alternative come l’accesso da PC, smartphone o tablet.

Nota

La numerazione telefonica associata è una numerazione di telefonia fissa con prefisso 06 (Roma), pertanto i costi di chiamata sono normati esclusivamente dal proprio piano tariffario telefonico al pari di qualsiasi altra telefonata su Roma.

Aule demo

È possibile eseguire un test di accesso alle aule virtuali usando le stanze demo disponibili alla pagina Demo